В много дистрибуторски и FMCG компании има едно и също правило: след всяка търговска среща търговецът пише мемо до 24 часа. Какво е договорено, какво иска клиентът, какви са рисковете и следващите стъпки. Мемото отива при мениджъра и в системата за търговците.
На практика правилото рядко се спазва. Търговецът има пет срещи на ден, шофира между тях и вечер трябва да пише. Мемотата се трупат и се пишат накуп, със седмица закъснение, по памет. Ръководството научава за договорките и проблемите късно, а системата остава непълна.
Това е историята на един такъв проект. Клиентът е голяма българска компания с разгърната търговска мрежа. Работим по NDA, затова не казваме името ѝ, системите ѝ и вътрешните ѝ числа.
Защо правилото не работи
Причината не е, че хората са небрежни. Писането е последното нещо, което търговецът иска да прави след цял ден на терен. А когато мемото дойде след седмица, вече е късно да се реагира на проблема или да се използва възможността.
Тук AI не трябва да прави нещо особено умно. Трябва да махне писането.
Как работи решението
Потокът е прост и има пет стъпки:
- Запис. Търговецът записва срещата (с позволение на клиента) в уеб или мобилно приложение.
- Транскрипция. Разговорът се превръща в текст автоматично, локално, на собствен сървър.
- Мемо. AI подрежда съдържанието по фирмения шаблон на мемото.
- За проверка. Всичко неясно не се „досмисля“, а се маркира с цитат от записа, за да го види човек.
- Одобрение и качване. Търговецът преглежда, коригира при нужда, одобрява, и документът се качва в системата на компанията.
Търговецът не пише. Той записва и одобрява.
Защо „За проверка“ е най-важната част
Най-големият страх на ръководството е, че AI „ще измисли“ договорка, която не е казана. Затова решението е направено да не попълва празни места. Ако в записа не е ясно дали отстъпката е 3 или 5 процента, мемото не избира. То показва цитата и пита човека.
Това прави документа малко по-малко „гладък“, но много по-надежден. И дава на търговеца причина да прочете мемото, преди да го одобри.
Как пазим данните
- Хостинг в ЕС.
- В демото работим само със синтетични данни: измислени, но реалистични срещи.
- AI няма директен достъп до ключовите системи на компанията; получава записа и връща документ.
- Човек одобрява всеки документ.
Какво измерихме
Тези числа са наши измервания върху синтетични данни, не резултат от реална употреба при клиента:
- около 2 минути от 2-минутен запис до готов документ по шаблона;
- решението обработва и записи от час и повече;
- около 20 итерации по обратна връзка;
- разходът за AI е центове на документ, с месечен таван.
Какво още не знаем
Честно: проектът е в статус работещо демо / MVP. Решението е изпратено на клиента, а следва пилот с реални търговци. Още нямаме измерен бизнес ефект от реална употреба.
В пилота ще мерим три неща: какъв дял от мемотата излизат до 24 часа, колко време спестява търговецът и колко корекции прави преди одобрение. Ще публикуваме тези числа, когато ги имаме, включително ако са по-скромни от очакваното.
Принципите, по които го направихме
- Шаблонът е на компанията. Мемото следва фирмения шаблон, не формат, измислен от нас.
- Неясното се вижда. Маркирането „За проверка“ е по-важно за доверието от всяко обяснение.
- Писането изчезва напълно. Ако търговецът трябва да допълва ръчно, решението губи смисъл.
- ИТ вижда архитектурата рано. Въпросите за хостинга и достъпа се решават в анализа, не преди пилота.
Накратко
Мемото от търговска среща е тясна, но болезнена задача. Точно такива задачи са добър първи процес за AI в голяма компания: ясни, чести, измерими. Ако във вашата търговска мрежа мемотата и отчетите закъсняват, заявете демо на същия поток със синтетични данни или прочетете целия кейс.